4 Dicas para aumentar a produtividade em sua clínica médica

As atividades no consultório médico ou em sua clínica médica consistem em atender às demandas de saúde dos pacientes, executar várias tarefas ao mesmo tempo e obter bons resultados. A quantidade de informações que a secretária precisa administrar é muito grande e pode sobrecarregar seu bem-estar e acarretar vários problemas de saúde.

Você deve está pensando aí, como vou administrar todas aquelas agendas cheias de compromissos? Consultório lotado, qual o paciente da vez? Como administrar ligação externas, confirmações de consultas, médicos fazendo solicitações internas?

Respirar fundo, meditar, tomar bastante suco de maracujá são algumas das opções que podem ajudar, mas o desenvolvimento organizacional é ainda a melhor opção. Apresentamos para discussão algumas estratégias a serem adotadas, pois queremos garantir que ao levantar cedo a felicidade te acompanhe até o final de seu dia de trabalho.

1 – Como administrar se a clínica tem várias agendas?

Estude com o gestor a implantação de um software especializado para consultório médico, que permita administrar os compromissos de forma organizada e bem definida. O sistema de agendamento online para clínica médica, deve possuir funcionalidades que permitam sinalizar os pacientes que estão agendados, confirmados, chegaram ao consultório, cancelados e faltosos.

 Com toda a organização acima, a secretária/auxiliar não vai encontrar dificuldades para administrar os pacientes, aumentando o rendimento e diminuindo o estresse de lidar com várias informações.

2 – Como administrar ligações externas e confirmações de consultas

Problema muito frequente e que é responsável por congestionar o dia da secretária. Com uma recepção organizada e passos bem definidos podemos garantir a tranquilidade em atender uma ligação, colher dados iniciais do paciente, como Nome, Telefone Celular e Fixo, horário desejado para consulta e o Plano de Saúde.

A secretária não precisa conferir a agenda do dia seguinte e fazer ligações confirmando as consultas. Isso pode ser feito usando a tecnologia da informação, que de forma automática poupa esforços e libera secretária e linhas telefônicas. Escolha um software médico online que tenha a função de confirmar automaticamente todas as consultas de uma só vez, ou seja, o sistema envia uma mensagem (sms) para o paciente e a resposta que ele enviar já aparece em sua agenda do profissional.

Com toda essa vantagem, já eliminamos o estresse de passar grande parte do dia atendendo ligações, ligando para pacientes, telefone ocupado, criança que atende o telefone e não passa o recado, cliente se sentindo perturbado com a ligação, ligações repetidas para o mesmo número, conta de telefone nas alturas.

 3 – Relaxe a musculatura

Os efeitos do relaxamento muscular no controle do estresse já foram estudados em vários grupos populacionais. Um deles, publicado em 2014 na revista “Journal of Nursing and Health Science” mostrou que a adoção de um programa de relaxamento muscular foi capaz de diminuir consideravelmente o estresse de enfermeiras de hospitais de uma cidade americana.

 Um exercício muito bom é o do ‘boneco de pano’, em que a pessoa solta o corpo em uma cadeira como se seu corpo fosse mole como o de um boneco”

4 – Solicitações Internas

A secretária tem como função zelar por seu ambiente de trabalho, organizar a recepção e garantir a experiência do cliente<Leia Mais em: Como projetar uma recepção> http://www.cadclin.com.br/como-projetar-uma-recepcao-inovadora-com-foco-no-cliente/.

Ela também deve lidar com as solicitações externas (ligações a fazer, pacientes, telefone, agendamentos) e internas (pedido dos médicos, enfermeiras, telefonistas).

Prefira escolher um programa para consultório e clínica médica que tenha um chat em tempo real para comunicação interna, pois com essa tecnologia, não vai ser mais preciso na maioria das vezes, pegar o telefone, olhar uma lista de ramais e fazer um contato com o médico ou qualquer outro funcionário da clínica.

Com apenas um clique, você consegue comunicar com todos na clínica sem precisar se deslocar ou deixar de comunicar um fato importante e isso de modo sútil e rápido.

 5 – Cuide do corpo, faça exercícios

Exercícios físicos também são importantes aliados no combate ao estresse. Pesquisas mostram que a prática aumenta a produção de endorfina, neurotransmissor que proporciona bem-estar. O simples fato de concentrar-se no próprio corpo e esquecer por alguns minutos das tensões diárias já é suficiente para aliviar o estresse.

Então, utilize todas as dicas acima, desfrute da vida e aproveite todos os momentos que a vida lhe proporciona para aprender e evoluir sempre. Siga essas dicas e garanta que o seu final do dia, seja tranquilo e sem estresse.